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秘書處文書組業務

一、校務會議之行政業務 校務會議由校長召集並擔任主席,成員有教師代表、學術與行政主管、職工代表、學生代表組成,每學期召開一次,必要時得召開臨會議。秘書處承辦本會議代表之選舉及幕僚業務。

二、行政會議及行政座談會行政業務 行政會議由學術行政一級主管組成,每月第一個週三召開,討論本校重要行政事項。行政座談會由行政一、二級主管及學院秘書組成,每月第一個週四召開,宣導本校重要行政事項及協調各項行政作業。校長為主席,秘書處承辦幕僚業務。

三、會議決議、主管指示及重要案件之管制考核業務 校務會議、主管會報、行政會議、行政座談會之決議、校長核辦事項及重要案件的後續執行情況,列為管制考核範圍,以掌握各項工作業務推動進度,確保良好的執行效率。

四、法制作業統整及法規發布 本校為處理本校法制相關事務,設法規委員會以審議及闡釋本校訂(修)定之各項法規。各單位經行政會議及校務會議通過之法規,由秘書處統一發布及彙整。

五、教師申訴評議委員會之業務 教師對本校有關其個人之處分,認有違法或不當,致損害其權益者,得以申訴書向教師申訴評議委員會提出申訴。秘書處為受理申訴窗口並辦理該委員會行政業務。

六、完善公文管考績效,確實歸檔統計 1. 收發公文於當日處理完畢。 2. 定期稽催公文歸檔。 3. 按月統計各單位收發公文處理時效,於行政會議中提報。

七、迅速處理信件與紙本公文,掌握工作時效 1. 到校信件處理均掌握分發時效,即時處理完畢。 2. 郵件到達登錄後,即透過電子郵件自動寄發郵件領取通知,同時在學生專區中發佈訊息通知學生領取。 3. 收發室安裝讀卡機,學生持學生證讀卡後即可查詢郵件並同時領件,充分簡化流程,降低郵包滯留時間,提供師生更便捷的服務。

八、辦理各項認證業務,強化品質控管 1. 推動全面品質管理事項。 2. 為強化本校競爭力,建立持續改善品質機制,並配合校務評鑑結合內部控制作業,協助推動執行行政單位ISO9001:2008品質管理系統,業於101年6月22日取得證照。 3. 協助總務處推動全校性ISO 14001:2004環境管理與OHSAS 18001:2007職業安全衛生及CNS 15506:2011管理系統認證工作。

九、辦理公文電子化、授權分層負責、標準作業流程等,以提高行政效率。

十、其餘交辦事項

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